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ビジネスメール~退職時のあいさつ~

ビジネスメール~退職時のあいさつ~
みなさまこんにちは!
横浜市金沢区の人材派遣会社大成ERCのブログ担当佐野です。

日曜日は節分でしたね!
我が家では恵方巻きを食べたことがなかったのですが、今年初めて食べてみました!
『恵方をむいて、黙って一気に食べる』というルールを確認し、いざ実食!!
なんと私は一口食べて「おいしい!」と言ってしまったのですぐに離脱。。。無念。。。
私以外はみんなしっかりと達成できていました^^
これでご利益を得ていることでしょう♪

節分
妙にリアルな鬼にも登場してもらい、豆まきもしました^^


それでは今回のテーマにまいります。
今回は『ビジネスメール~退職時のあいさつ~』についてみていきます。

そもそも退職のあいさつをメールでするなんて失礼にならないの?と思われるかもしれません。

しかし今やビジネスにおいてメールは重要ツールです。メールを使用して退職のあいさつをすることは珍しいことではなくなりました。
もちろん、お世話になった社内の人などには直接会ってあいさつするべきですが、会えない場合にはメールでも問題ありません。

お礼とお別れのあいさつをきちんと伝えることは、社会人としての当然のマナーです。


<ポイント>
社内向け退職メール
上司向け退職メール
社外向け退職メール


ライン


社内向け退職メール


社内向けの退職メールは、「退職を報告する」というより「最後のあいさつ」に近いものになります。
したがって、メールを送るタイミングは「最終出社日」が一般的です。
会社によっては”1週間前にメールする” ”定時が過ぎてからメールする”など会社特有の暗黙のルールがある場合がありますので、先輩方に助言を求めたり、今まで受け取った退職のあいさつメールを参考にするとよいでしょう。

大きな会社ですと、あまり接点のない人もいるでしょう。そういう人には「Bcc」に送付先を入れて、一斉メールでもかまいません。

<社内向けポイント>

件  名:退職のあいさつ
退職理由:一身上の都合

件名だけで用件がわかるように簡潔にしましょう。
退職理由は「一身上の都合」が基本です。細かく記載しないことがビジネスメールでのルールです。
結婚や出産などおめでたい理由の場合は記載してもよいでしょう。

お世話になった方や関わりの強い方には、一斉メールにはせずに個別に送るようにしましょう。
文面にその方との思い出やエピソードなどを添えると心がこもります。
プレゼントをいただいたり、送別会をしてもらった場合は、ここでお礼を入れるとなおよいでしょう。

絶対にしてはいけないことは、会社のグチや苦言を入れることです。
たとえ親しかったとしても絶対にやめましょう。メールは文書として残ります。
「立つ鳥跡を濁さず」。。。クリーンな印象でお別れしましょう。



ライン


上司向け退職メール


基本的には社内向けメールと同じです。
これまでの感謝を伝える文面であれば大丈夫です。
ネガティブな内容は避けるようにしましょう。

<上司向け注意点>

一斉送信にすると気分を害する人もいるので、上司向けメールは一人ずつに宛名入りで送るようにしましょう。



ライン


社外向け退職メール


社内で退職を公表し、周知された後は、社外の人に退職のメールを送ります。
メールを送るタイミングですが、取引先などは引き継ぎ等のやりとりがあるので、退職の2~3週間前には伝えたいものです。

社外向けは前述のような社内向けや上司向けとは意味合いが異なります。
社外には、不安や不満などを残さないこと、会社の信用を損ねないことが鉄則です。

<社外向けポイント>

・退職日を明記する
・後任者や引継ぎについて明記する
・私用連絡先などは書かない

退職日が1ヶ月後なのか、1週間後なのかによってあちらの優先順位も変わってきますので、必ず明記しましょう。

後任者と一緒に直接あいさつに伺うのがベストですが、それが無理なようでしたらメールに名前を明記しましょう。
後任のことや引継ぎについて何も書かれていないものには不安を与えてしまいます。今まで誠意をもって仕事をしていたとしても、一瞬で信頼関係が崩れてしまうでしょう。

また、社外宛てには私用の連絡先などは書かないことが大切です。
これまでのお付き合いは会社を通しての関係です。ここは一線を引きましょう。
転職先や退職理由などを書いてしまうのも、あなた自身の信用、さらには会社の信用を損ねる可能性がありますので注意しましょう。


次回は転職応募時のメールマナーについてみていきます!

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