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ビジネスメール~採用(内定)メールへの返信~

ビジネスメール~採用(内定)メールへの返信~
みなさまこんにちは!
横浜市金沢区の人材派遣会社大成ERCのブログ担当佐野です。

先日見かけたワンちゃんが、すごい格好で寝ていたので思わず写真に収めてしまいました。

  

ベッドに辿り着く前に寝てしまったのでしょうか…!!(º ロ º )
あともう少しだったのに(´ω`)
とても気持ち良さそうに眠っていました(* ॑꒳ ॑* )


それでは今回のテーマにまいります。
今回は『ビジネスメール~採用(内定)メールへの返信~』です。

企業から採用通知が届いたら、まずは担当者にお礼の気持ちを伝えるようにしましょう。
メールで通知が届いた場合は、お礼のメールを送ると好印象です。
そこで今回はお礼メールの注意点と書き方をみていきます。


<ポイント>
返信する際の注意点
例文【入社ver.】
例文【辞退ver.】


ライン


返信する際の注意点


いくら採用されたからとはいえ、メールの相手はこれから一緒に仕事をする上司です。
しっかりとマナーをおさえたお礼メールを送ることで、社会人としてのマナーができている人材だと好印象を与えることができます。
ここでは、何を注意すればよいのかをみていきます。

<24時間以内に返信する>

これはお礼メールに限りませんが、返信はできるだけ早めにすることが大事です。
一般的には連絡が来た当日中に返信することが理想です。
しかしどうしても当日に返信ができない場合は、24時間以内に送ることがビジネスマナーです。
もし24時間以内に返信できなかった場合は、お礼メールの文にお詫びの言葉を添えるようにしましょう。

<入社or辞退の意思をハッキリと伝える>

もしも「辞退したい」と思ったとき、どのように伝えればよいのか悩みますよね。。。
入社するのか、辞退するのか、中途半端な受け答えでは企業側がどっちなのかわからずに困ってしまいます。
採用通知がきたからといって入社は強制ではないです。
しかし、辞退するからといって返事をしないことは社会人としてよくありません。
お詫びの言葉を添え、辞退する意思をハッキリと伝えるようにしましょう。

<辞退する場合>

辞退する場合は早めに連絡をしましょう。
また、辞退する理由ははっきりと言う必要はありません。
場合によってはトラブルになる恐れもあります。

<誤字脱字に注意>

誤字脱字があるだけで、入社後もケアレスミスをする人間だと思われてしまう可能性があります。
採用通知への返信は十分にチェックをしましょう。
誤字脱字がないかのチェック方法は、黙読だけでは不十分です。
メールの文字を拡大し、音読するようにしましょう。
文字を指でなぞりながら音読すれば、確認の精度がかなり向上します。

特に注意したいのは、企業名や担当者名です。
これを間違えると非常に失礼にあたるため、特に注意が必要です。
また、企業名は「株式会社」が前か後ろかを確認しましょう。

誤字脱字を防ぐ手段として、相手から送られてきたメールの署名を『コピー&ペースト』する方法があります。 ぜひ活用してください。

<簡潔にまとめる>

メールは簡潔にまとめて、読みやすく丁寧な文章にすることがビジネスマナーです。
これは採用通知への返信に限ったことではありません。

同じ内容でも書き方によって、受け手からの印象が大きく変わります。

一つの文章は長くしすぎないようにしましょう。
長い文章だと情報量が多くなり、本当に伝えたいことが不明確になってしまいます。

読点や改行を有効に使い、読みやすい文章にするよう心がけましょう。



ライン


例文【入社ver.】


件名:採用のお礼/横浜花子より
本文:
株式会社○○○○ 人事部
○○様

お世話になっております。
貴社より採用通知をいただいた横浜花子です。

この度は、採用のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げます。
光栄に存じますと同時に、身の引き締まる思いでございます。

入社後は、一日も早く貴社に貢献できるよう尽力いたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

**********************
名前:横浜花子
住所:○○県○○市○○区1-2-3
電話番号:045-123-4567(090-1234-5678)
メールアドレス:yhanako@yokokyuu.com
**********************


ライン


例文【辞退ver.】


件名:内定辞退のご連絡
本文:
株式会社○○○○ 人事部
○○様

お世話になっております。
内定通知をいただいた横浜花子です。

この度は、内定のご連絡をいただき、心より御礼申し上げます。

今回、内定をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、入社を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果になってしまったこと、また貴社に大変ご迷惑をおかけしてしまったことを深くお詫び申し上げます。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫び申し上げなければいけないところ、 メールでのご連絡となりますことを何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

**********************
名前:横浜花子
住所:○○県○○市○○区1-2-3
電話番号:045-123-4567(090-1234-5678)
メールアドレス:yhanako@yokokyuu.com
**********************

辞退の理由は具体的に述べず「検討の結果」という程度で大丈夫です。
「他社の内定を受けることにした」と伝えてもいいですが、社名までは記入しないほうが無難です。

家庭の事情などにより状況が急に変わった場合など、本当は入社したいのにやむを得ず辞退するといったときは、事情を説明しておわびをし、「機会があればまたぜひ改めて選考していただきたい」と前向きな姿勢を伝えるとよいでしょう。
そうすれば状況が落ち着いた時に、また応募することもできます。

弊社の採用担当やお取引先企業様の人事担当者からヒアリングしたところ、採用選考時に一番困ることは、『レスポンス(返信・返答・応答)がないこと』でした。
皆さんも企業側から連絡がない時には不安になりますよね?
担当者も連絡がないことに対しては同じく不安な気持ちでいますので、応募時、面接アポイント時、選考結果連絡時等、必ずレスポンスすることを心がけてみましょう。

これまで4回にわたって転職時におけるビジネスメールについてみてきました。
メール以外にも言葉遣いや身だしなみに関するマナーについて、過去のブログで紹介しておりますので、ぜひ参考にしてください(๑و•̀ω•́)و

<マナーのブログ>
面接時のマナー(1)~身だしなみ~
面接時のマナー(2)~挨拶~
言葉遣い


<前回のブログ>
ビジネスメール~退職時のあいさつ~
ビジネスメール~転職応募時のメール作法 その1~
ビジネスメール~転職応募時のメール作法 その2~


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