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ビジネスメール~転職応募時のメール作法 その1~

ビジネスメール~転職応募時のメール作法 その1~

みなさまこんにちは!
横浜市金沢区の人材派遣会社大成ERCのブログ担当佐野です。

2月も中旬に入り、今週はすごく寒いですね><
近所の中学校はコートを着てはいけない校則なのか、中学生たちはコートを着ていません!!
でもみんな楽しそうに元気いっぱい登下校しております。

そしてこの記事を書いている今日はバレンタインデーです^^
最近は自分のために用意する自分チョコというものがあるそうです。
確かに普段は買えないようなチョコレートを、今日なら自分へのご褒美にいいかな、という気分になります。
一粒ずつキレイに箱に並んでいるチョコレートを眺めているだけでもトキメキます☆

それでは今回のテーマにまいります。
今回は『ビジネスメール~転職応募時のメール作法~』についてみていきます。

転職活動の際、応募企業とのメールのやりとりをする機会は案外多いものです。
きちんとビジネスマナーに沿ったメールでないと、マイナスの印象を与えてしまいます。
プラスの印象を与えるメール作法をみていきましょう!

<ポイント>
件名
あいさつ文

ライン

件名

『メールの件名は短く』がルールです。
件名だけで用件がわかるように、シンプルにまとめましょう。

<初めて送る場合>

初めてメールを送る場合にも、件名はシンプルに、ひと目見ただけで内容がわかるようなものが望ましいです。

そして自分の名前を入れることを忘れないようにしましょう。

件名に「お世話になっております」など、あいさつを添える人がいますが、これはやめましょう。長くなってしまうだけでなく、迷惑メールと勘違いされるリスクがあります。

<応募先企業への返信>

応募先企業からきたメールの件名をそのまま残し、自分の名前を添えます。
やりとりを繰り返すと、件名の頭に『RE』が増えていきます。この『RE』の文字が3つ以上になる場合は、2つまでを残して、それ以上は消していくのがベストです。

応募する場合は応募職種と名前を明記

<例> 一般事務職への応募の件にて/横浜花子

質問する場合は簡潔に内容を記載

<例> 一般事務職の求人に関する質問です/横浜花子

オファーや内定通知へ返信する場合は、元の件名に『RE』を付け、名前を添える

件名を変えてしまうと混乱を招く恐れがあります。件名はそのまま残し、自分の名前を添えて返信しましょう。
<例> RE:○○○○○○/横浜花子

<迷惑メールと勘違いされやすい件名>

件名に入れると迷惑メールと捉えられてしまう文言をまとめました。
本文に入れるぶんには問題ありませんが、件名には使わないように気をつけましょう。

・お疲れ様です
・お世話になっています
・先日メールした件です
・確認をお願いします
・ご連絡させていただきました
・返信をお願いします

ライン

あいさつ文

本文の最初に入れるあいさつ文は、自己アピールにつながるチャンスでもあります。
よくみる形式のあいさつ文よりも、しっかりとマナーを踏まえた上で自分らしさを表した文章であれば、好感度も上がり、情報を整理する力がある、と判断されるかもしれません。

ただし、ダラダラと書くことは避けましょう。
句点を多めに使用し、改行も適宜入れて読みやすい文章にしましょう。

<簡潔に動機を添える>

「入社したい」という意志を、動機を簡潔に添えることでアピールできます。
積極性が感じられる文面にしましょう。

<例>
初めてご連絡させていただきます。横浜花子と申します。

○○にて貴社の求人を拝見いたしました。

かねてより貴社の事業内容に魅力を感じておりましたので、
このたび応募させていただきました。

<前面に謙虚な気持ちを出す>

質問するときは、謙虚な気持ちが前面に滲み出ているような文章を心がけましょう。
相手側が「きちんと回答してあげよう」という気持ちになります。

<例>
お世話になります。横浜花子と申します。

貴社の求人広告に「条件:簿記2級資格保持者」と記載されていたのですが、簿記3級しか取得しておりません。

実務経験は5年あります。

実務スキルを貴社で活かしたいと思っておりますので、
応募させていただいてもよろしいでしょうか?

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ご回答いただければ幸いです。

<オファー・内定通知への返信>

感謝の気持ちをきちんと伝えましょう。
すぐに回答できない場合は、いつまでに返事をするのかを明確に伝えてください。

<例>
大変お世話になっております。
本日、貴社より内定通知をいただきました、横浜花子と申します。

この度の採用のお知らせ、大変嬉しく思っております。
心より感謝申し上げます。

迅速に入社承諾のお返事をすべきではありますが、
誠に恐縮ではございますが、お返事を○日ほどお待ちいただけないでしょうか。

勝手なお願いであることは重々承知しておりますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

次回は『ビジネスメール~転職応募時のメール作法 その2~』です。
署名の書き方や、今さら聞けない素朴なメールマナーについてみていきます☆

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