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ビジネスメール~転職応募時のメール作法 その2~

ビジネスメール~転職応募時のメール作法 その2~

みなさまこんにちは!
横浜市金沢区の人材派遣会社大成ERCのブログ担当佐野です。

先週は凍えるような寒さの金沢区でしたが、今週はすっかり春めいています♪
花粉症の私にはツライ季節になってまいりました。。。
昨年のブログに花粉症対策について紹介しているものがありましたので、ここにリンク貼っておきますね♪
どういう日に花粉の飛散が多いのか、目や鼻がかゆい時の対処法などを紹介しています。
ぜひ参考になさってください。
花粉症時期のセルフケア

それでは今回のテーマにまいります。
今回は『ビジネスメール~転職応募時のメール作法 その2~』です。
応募先企業へ送るメールのマナーについて見ていきます。

<ポイント>
署名の書き方
今さら聞けない素朴なメールマナー

<前回のブログ>
ビジネスメール~転職応募時のメール作法 その1~

ライン

署名の書き方

<必須項目>
 ・名  前
 ・住  所
 ・電話番号
 ・メールアドレス

必須項目の順番で、項目ごとに改行して並べましょう。
電話番号は自宅の固定電話にし、カッコ書きで携帯電話の番号を添えると親切です。
メールアドレスは個人のものにし、会社のものや携帯メールのものは避けましょう。
また、現在の会社名や部署名は記載しなくて大丈夫です。
『署名』とひと目でわかるように枠で囲むとよいです。

<署名は個人情報をまとめる>

ビジネスメールの署名なので、自分のブログやホームページのURLは入れないでください。
枠もシンプルなものがベストです。
「♪」「☆」などを使用して派手にすると違和感を与えてしまうのでやめましょう。

<例>
**********************
名前:横浜花子
住所:○○県○○市○○区1-2-3
電話番号:045-123-4567(090-1234-5678)
メールアドレス:yhanako@yokokyuu.com
**********************

ライン

今さら聞けない素朴なメールマナー

<避けるべきメールアドレス>

携帯電話やフリーメールを使用して送ることは、非常識だと受け取られる事が多いです。
特に携帯電話からのメールは、文字数に制限があったり文章の改行が合わなかったりします。そうすると相手側にとって読みにくい場合が出てくるので、避けたほうが無難です。
どうしても使用するときは断りの文言を添えましょう。

<断りの文言例>
・携帯電話のメールアドレスからで失礼します
・フリーメールからで失礼します

また、現職のアドレスからは送らないようにしましょう。
仕事中に送ってきているのか?!と思われてしまう可能性があります。

<記号や絵文字は使わない>

「♪」や「☆」の記号や、「^^」や「><」などの顔文字など、感情を表したい気持ちはありますが、転職活動ではやめましょう。
また、「!」「?」もくだけた印象になりますので、多用するのは避けましょう。

<送信時間は9:00~22:00>

メールの送信時間は午前9時~午後10時までの間に送るように心がけましょう。
どうしても深夜になってしまう場合は、メールソフトのタイマー送信機能を使用し、相手の出社時間に合わせて届くように配慮しましょう。

<文字色、大きさ>

文字色は黒、フォントサイズは10~12くらいがベストです。
大きすぎたり、太字にしたり、黒以外の色にすると目立たせたいだけとマイナスの印象を与えかねません。

<ファイル添付>

自己アピールの材料として、自作の書類や写真などを添付する人もいますが、基本的にファイル添付はNGなので送らないようにしましょう。
企業から指示があった場合のみにするのが安全です。
また、気をつけたいのは容量を1メガバイトまでにすることです。ファイルを圧縮する際も相手が解凍できる環境なのかを事前に確認しましょう。

<相手の名前がわからない場合>

メールを送る相手の名前がわからない場合は、ひらがなで入力しましょう。
例えば「渡辺」なのか「渡部」なのか定かではなければ「わたなべ様」としましょう。

<24時間以内に返信>

基本は24時間以内の返信ですが、内定通知などすぐに返事ができないようなものは「受け取りました」と確認した旨は伝えましょう。
そして改めていつまでに返事をすればいいかを聞きましょう。

応募メールが企業へ与える第一印象になりますので、失礼のないようにきちんとマナーをおさえておけば安心ですね^^

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